Wie können Immobilien zukunftsorientiert verwaltet werden?

Darüber und über die Anforderungen an das Property Management berichtet Marcel Wiening, Leiter Property Management bei der Hahn Gruppe im aktuellen Interview.

Welche Aufgaben übernimmt das Property Management?

Wir sind verantwortlich für das operative Tagesgeschäft an der Immobilie. Meine Mitarbeiter und ich sind Ansprechpartner für Mieter, Behörden und steuern den Vor-Ort tätigen Facility Service Dienstleister. Im Wesentlichen wird in zwei Kernbereiche unterschieden: kaufmännisches und technisches Property Management. Typische Aufgaben des kaufmännischen Property Managements sind die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen, die Verwaltung der Mietverträge, die Durchführung des Mahnwesens und die Zulieferung von Daten für Reportings und Ad-hoc Analysen. Das technische Property Management hingegen beschäftigt sich mit der Umsetzung von technischen Maßnahmen am Gebäude und den technischen Anlagen zum Erhalt und der Verbesserung der Gebäudesubstanz.

Unser Property Management zeichnet sich dabei dadurch aus, dass weniger das Verwalten, sondern vielmehr das proaktive Management der Immobilie im Fokus steht. Eine hohe Serviceorientierung und ein verbindliches Auftreten gehören zum Selbstverständnis der täglichen Arbeit. Wichtig ist es auch, ein Gespür für die Erwartungshaltung des Auftraggebers und der Mieter sowie einen Blick für Marktentwicklungen zu haben.

Herr Wiening, welche Anforderungen stellen Mieter denn an Ihren Bereich?

In erster Linie kommt es darauf an, dass der Betrieb der Immobilie optimal organisiert ist und der Händler sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Früher wie heute gilt, dass die Belastung aus Miete und Nebenkosten ein wesentlicher Faktor ist, der die Zufriedenheit der Mieter stark beeinflusst. Ein niedriges Niveau an Kosten für den Betrieb der Immobilie zu gewährleisten ist deshalb eine der Leitlinien im Property Management. Hinzu kommt die Erwartungshaltung der Mieter, einen Wettbewerbsvorteil durch ein attraktives Einkaufsumfeld zu anführen zu können. Dies beschränkt sich nicht allein auf ein gutes Erscheinungsbild der Immobilie, sondern umfasst auch angebotene Mehrwerte für den Kunden wie bspw. E-Ladestationen für Fahrräder und Kfz. Von daher ist es Aufgabe des Property Managements, dieser Erwartungshaltung im Zusammenspiel mit dem Asset Management und einem ausgewogenen Verhältnis aus Kosten und dargebotener Standortqualität zu begegnen.

Welche Vorteile bietet es Immobilieninvestoren, über ein eigenes Property Management zu verfügen und nicht auf Drittanbieter zuzugreifen?

Der persönliche Kontakt zu den Mietern und Dienstleistern ist uns sehr wichtig. Unsere Mitarbeiter sind aufgrund der Identifikation mit unserem Unternehmen bereit, auch den Extrameter zur Erreichung der Zufriedenheit unserer Kunden und Partner zu gehen. Aber nicht nur die Serviceorientierung würde ich als großen Vorteil herausstellen. Die Veränderungen, ob nun regulatorische Vorgaben oder auch die zuvor genannte Erwartungshaltung unserer Mieter, haben in den letzten Jahren stetig zugenommen. Da ist es ein Wettbewerbsvorteil, durch eigene Mitarbeiter nah an den Mietpartnern und Dienstleistern zu sein. Insbesondere Corona hat das unter Beweis gestellt. Wir waren in der Lage, unser Asset und Portfolio Management fortlaufend mit aktuellen Informationen, wie bspw. der Mieteingangsquote, zu versorgen und standen den Mietern eng zur Seite. Die Bedeutung eines eigenen Property Managements, um die Nähe zum Marktgeschehen herzustellen, wird sich meines Erachtens über die kommenden Jahre weiter erhöhen. Denn das Aufgreifen von Trends und Entwicklungen fällt leichter, wenn wir nicht nur die Innovation an sich begreifen, sondern diese direkt auf die Gegebenheiten im Unternehmen adaptieren und maßgeschneidert umsetzen können.

Inwiefern verändert die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft die Aufgaben und Lösungen des Property Managements?

Die Digitalisierung bietet eine riesige Anzahl an Möglichkeiten, unsere Arbeit zu optimieren. Angefangen bei Software-Lösungen, die uns helfen, Daten aus unterschiedlichen Systemen und Unternehmensbereichen in einen sinnvollen Kontext zu setzen. Wir schauen uns aber auch digitale Lösungen an, die unseren Partnern Mehrwerte liefern. Zum Beispiel prüfen wir zurzeit ein System, welches uns mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (AI) unterstützt, Angebote zur Umsetzung von technischen Maßnahmen zu überprüfen. Das Verfahren stellt nicht nur sicher, dass mit dem Geld unserer Investoren verantwortungsvoll umgegangen wird, sondern der Lieferant auch schneller sein Geld erhält und wir zusätzlich den Vorteil der Skontoziehung für den Auftraggeber nutzen können. Auch prüfen wir, welche Möglichkeiten uns AI in Teilbereichen der Mieterkommunikation bietet. Aber keine Sorge: Am Ende wird der persönliche Kontakt zwischen Menschen nie ersetzt werden können.

Sie beschäftigen sich als Nachhaltigkeitsmanager auch mit den Umwelteinflüssen der Immobilien. Welche Bedeutung hat das Thema für das Unternehmen?

Ich bin davon überzeugt davon, dass Nachhaltigkeit das beherrschende Thema der nächsten Jahrzehnte sein wird. Die Zielvorgabe der EU, bis 2050 Immobilien fast klimaneutral zu betreiben, ist ambitioniert, aber der richtige Weg. Die konsequente Beachtung von Nachhaltigkeit kann zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil werden. In einem unternehmensinternen Nachhaltigkeitsausschuss entwickeln wir Ideen und Konzepte zur Umsetzung dieser Themen. So sind wir vor kurzem eine Kooperation mit einem leistungsstarken Partner eingegangen, um deutschlandweit E-Ladetechnik an unseren Objekten zu installieren. Aber auch der Bezug von emissionsfreier Energie oder gar die Reduzierung des Primärenergiebedarfs durch Technologien wie LED sind Projekte, die erfolgreich umgesetzt werden konnten. Aktuell arbeiten wir daran, den Energie- und Ressourcenverbrauch unserer Immobilien kontinuierlich zu erfassen, um weitere zielgerichtete Maßnahmen in Abstimmung mit unseren Investoren daraus abzuleiten. Und auch beim Bau und der Instandhaltung von Immobilien spielen nachhaltige Materialien eine immer größere Rolle.

Zurück