Die Erklärung zur Unternehmensführung (§ 289a HGB) beinhaltet die Entsprechenserklärung, Angaben zu Unternehmensführungspraktiken und die Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat.

Entsprechenserklärung

Erklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der HAHNImmobilien-Beteiligungs AG zum Corporate Governance Kodex gemäß § 161 AktG

Der Vorstand und der Aufsichtsrat der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG erklären hiermit, dass bei der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG seit der letzten

Entsprechenserklärung vom 17.12.2008 den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex ("DCGK") in der Fassung vom 06.06.2008 bis zur Bekanntmachung der Neufassung des DCGK im elektronischen Bundesanzeiger am

05.08.2009 sowie den Empfehlungen des DCGK in der Fassung vom 18.06.2009 ab dessen Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger am 05.08.2009 entsprochen wurde und künftig den Empfehlungen des DCGK in der Fassung vom 18.06.2009 entsprochen wird.

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG

08. Dezember 2009

Für den Aufsichtsrat
Michael Hahn
Aufsichtsratsvorsitzender

Vorstand
Bernhard Schoofs (Vors.)
Thomas Kuhlmann

 

Angaben zu Unternehmensführungspraktiken

Die Strukturen der Unternehmensleitung und -überwachung stellen sich wie folgt dar:

Aktionäre und Hauptversammlung

Die Aktionäre nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr. Die jährliche Hauptversammlung der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG findet in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres statt. Den Vorsitz der Hauptversammlung führt der Aufsichtsratsvorsitzende. Die Hauptversammlung entscheidet über alle ihr durch das Gesetz zugewiesenen Aufgaben (unter anderem: Wahl der Aufsichtsratsmitglieder, Änderung der Satzung, Gewinnverwendung, Kapitalmaßnahmen). Die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG  untersteht der dualen Kontrolle durch Vorstand und Aufsichtsrat.

Aufsichtsrat

Die zentrale Aufgabe des Aufsichtsrats besteht in der Bestellung und der intensiven Beratung und Überwachung des Vorstands. Der Aufsichtsrat der  HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG  bestand zum 31. Dezember 2009 aus drei Mitgliedern, die von den Aktionären in der Hauptversammlung gewählt worden waren. Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden.

Hier finden Sie die Mitglieder des Aufsichtsrat

Angaben zur Aufsichtsratsvergütung

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare jährliche Vergütung von 40 TEuro. Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats jährlich eine variable Vergütung von 1.000 Euro für jeden Prozentpunkt, um den die an die Aktionäre ausgeschüttete Dividende für das abgelaufene Geschäftsjahr 5 Prozent des dividendenberechtigten Grundkapitals übersteigt. Der Vorsitzende erhält das Dreifache, der Stellvertreter das Anderthalbfache der festen und variablen Vergütungen. Die Gesellschaft erstattet den Aufsichtsratsmitgliedern ihre angemessenen Auslagen und die auf ihre Vergütung entfallende Umsatzsteuer, falls sie diese gesondert in Rechnung stellen können. Ebenso stellt sie den Mitgliedern eine D & O-Versicherung in angemessener Höhe zur Verfügung.

Vorstand

Der Vorstand - als Leitungsorgan der Aktiengesellschaft - führt die Geschäfte des Unternehmens und ist im Rahmen der aktienrechtlichen Vorschriften an das Interesse und die geschäftspolitischen Grundsätze des Unternehmens gebunden. Der Vorstand wird vom Aufsichtsrat bestellt, bestand zum 31. Dezember 2009 aus zwei Mitgliedern und berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle wesentlichen Fragen der Geschäftsentwicklung, die Unternehmensstrategie sowie über mögliche Risiken.

Hier finden Sie die Mitglieder des Vorstands

Angaben zur Vorstandsvergütung

Die Verträge des Vorstands sehen neben dem Festgehalt die Überlassung eines Dienstwagens und eine Direktversicherung in Höhe des lohnsteuerlichen steuerfreien Rahmens sowie die Kostenübernahme der Gesellschaft für eine Versicherung gegen Unfall für den Invaliditäts- und Todesfall für die Dauer des Dienstvertrages sowie für die D & O-Versicherung vor. Weiterhin sind zusätzlich zum festen Jahresgehalt zu zahlende Tantieme vorgesehen, die in Abhängigkeit von dem für jedes Geschäftsjahr zu erreichenden Ergebnis gewährt werden. Die Tantieme für die aktiven Vorstände berechnet sich nach dem für das jeweilige Geschäftsjahr erzielten Ergebnis vor Steuern (=EBT) der nach IFRS aufgestellten Konzern-Gewinn- und Verlustrechnung. Sie beträgt 5 Prozent bezogen auf denjenigen Teil des Ergebnisses, der 20 Prozent des Gezeichneten Kapitals der Gesellschaft übersteigt. Der Anspruch auf Auszahlung der so ermittelten Tantieme entsteht wie folgt:

Der erste Teil der Tantieme ist auf 100 Prozent der jährlichen Fixvergütung für das Geschäftsjahr begrenzt; der Auszahlungsanspruch entsteht und ist fällig zum 31. März des Folgejahres, nicht aber vor Feststellung des Jahresabschlusses

der Gesellschaft für das jeweilige Geschäftsjahr. Der die jährliche Fixvergütung übersteigende Anteil der Tantieme kommt nur dann zur Auszahlung, sofern in jedem der beiden folgenden Geschäftsjahre ein Ergebnis vor Steuern (EBT) erreicht wird, das 20 Prozent des jeweiligen Gezeichneten Kapitals der Gesellschaft übersteigt. Der zweite Teil der Tantieme ist der Höhe nach auf 50 Prozent der jährlichen Fixvergütung beschränkt. Der Auszahlungsanspruch entsteht und ist fällig zum 31. März des dritten Folgejahres, nicht aber vor Feststellung des Jahresabschlusses.

 

Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Die beiden Vorstände der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG führen das operative Geschäft mit den Bereichen Immobilien- und Fonds-Management. Ebenso führen Sie die kaufmännischen Zentralbereiche und die Stabsstellen. Die Leiter der Fachbereiche berichten direkt an den Vorstand und tragen die Ergebnisverantwortung für ihren jeweiligen Bereich.

Nach § 5 der Satzung der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG bestimmt der Aufsichtsrat die Mitglieder des Vorstands. Der Aufsichtsrat entscheidet, wie viele Mitglieder der Vorstand haben soll (laut Satzung mindestens zwei), ob es einen Vorsitzenden geben soll, benennt diese und beschließt, ob stellvertretende Mitglieder oder ein stellvertretender Vorsitzender bestellt werden sollen. Der Aufsichtsrat genehmigt die Geschäftsordnung für den Vorstand und legt die Arten zustimmungsbedürftiger Geschäfte fest.

Der Vorstand nimmt an allen Sitzungen des Aufsichtsrats teil, berichtet schriftlich und mündlich zu den einzelnen Tagesordnungspunkten und Beschlussvorlagen und beantwortet die Fragen der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder.

Die Beschlussanträge werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats grundsätzlich zwei Wochen vor der Sitzung schriftlich mitgeteilt, eine ausführliche schriftliche Unterlage erhält der Aufsichtsrat ebenfalls grundsätzlich zwei Wochen vor seiner Sitzung.

Von der Möglichkeit, Beschlüsse im schriftlichen Umlaufverfahren zu fassen, wird verhältnismäßig selten und nur in Fällen Gebrauch gemacht, die besonders eilbedürftig sind.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erläutert jedes Jahr die Tätigkeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse in seinem Bericht an die Aktionäre und in der Hauptversammlung.

Insbesondere der Vorsitzende des Aufsichtsrats trifft sich regelmäßig mit dem Vorstand und erörtert mit diesem aktuelle Fragen. Außerhalb dieser Treffen informiert der Vorstand den Aufsichtsratsvorsitzenden mündlich und schriftlich über aktuelle Entwicklungen.

Es besteht derzeit ein Ausschuss des Aufsichtsrats, der seine Arbeit vorbereiten und ergänzen soll. Der Prüfungsausschuss, dem alle drei Mitglieder des Aufsichtsrats angehören, unterstützt den Aufsichtsrat bei der Wahrnehmung seiner Überwachungsfunktion. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses verfügt aus seiner beruflichen Laufbahn über besondere Kenntnisse in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren. Die Einrichtung weiterer Ausschüsse ist zurzeit nicht vorgesehen.